Memorandum

A memorandum az üzleti életben és a közigazgatásban ( hatóságok ) egy dokumentum, amelyet egy bizonyos rögzített tények és más helyek információi szolgálnak.

Tábornok

Nyelvileg az összetételt "fájlok" és "jegyzetek" alkotják, vagyis egy jegyzet , amelyet a fájlokhoz adnak . A fájljegyzetek olyan kommunikációs eszközök , amelyeknek a tényeket hierarchiában kell megismertetniük, és egy fájlban tárolódnak. Ez a nyilvántartásba veszi a benne szereplő tényeket. Ez lehet egy rövid, kézzel írott feljegyzés, vagy hosszabb, ha gépírással ellátott memorandumot vesz észre. A dokumentáció célja a korábban megtartott értekezletek , látogatások , beszélgetések , egyezmények vagy tárgyalások, vagy még megoldatlan kérdések írásos feljegyzése . A fájlokkal kapcsolatos megjegyzések közvetett és személytelen kommunikációs eszközök. A minimális összetevők a "fájlmegjegyzés" címsor , tárgy , dátum , szerző , aláírása és terjesztési csoportja .

Közigazgatási tudomány

Az igazgatási tudományban az iratmegjegyzés az ügyiratokért felelős közigazgatási tisztviselő által az ügyviteli ügyiratban szereplő irat (részben papírral ellátott papírok esetében) , amelyen keresztül olyan információk kerülnek átadásra, amelyek általában nem ismertek, és amelyeket az irat már nem dokumentált. továbbadta. Biztosítja, hogy a közigazgatási eljárást minden olyan körülménnyel együtt , amely később a döntés szempontjából releváns lehet, teljes körűen és mindenekelőtt érthető módon dokumentálják. A minimális összetevők mellett az iratmegjegyzés tartalmazza az ügyirat számát és jelentéseket az új tényekről vagy szempontokról, amelyek fontosak az ügy előrehaladása szempontjából.

Különösen a közigazgatásban az aktákhoz fűzött megjegyzések jelentősen hozzájárulnak az adminisztratív tevékenység érthetővé és átláthatóvá tételéhez , ami a jogállamiság fontos alapkövetelménye .

faj

Az emlékeztető rövid formában rögzíti az eseményeket, amelyek fontosak lehetnek a folyamatok feldolgozása szempontjából . A látogatási jegyzet tartalmazza a látogatás során bekövetkezett beszélgetés tartalmát, az értekezlet- jegyzetek rögzítik a belső megbeszéléseket vagy beszélgetéseket, a telefonhívásokat pedig telefon- jegyzetek rögzítik . Az ügyvezető összefoglalója egy átfogó jelentést foglal össze rövid formában a döntéshozók számára . Ha a feljegyzésben rögzített ügy még döntést igényel , a feljegyzés döntési sablonként is használható . Az állapotát a projekt , illetve a feldolgozás állapotát az a munkafolyamat egy munkafolyamatot is rögzíteni kell a fájlt megjegyzés .

Szintaxis és rövidítések

Az aktadokumentumok a rövidítések és a szintaxis tekintetében számos különlegességet ismernek, amelyek nagymértékben eltérhetnek az igazságszolgáltatás és a végrehajtó hatalom különböző adminisztratív hagyományai között, de régiónként is.

Az olyan rövidítéseket, mint az AV vagy a Vmk , széles körben használják . ("Irattár", "Jegyzet" bevezeti a jegyzetet), valamint az UZ ("Aláíró") vagy a BE ("Riporter"), amelyet a jegyzet készítője használ, hogy kijelölje magát.

A jegyzetnek felismerhetőnek kell lennie harmadik felek számára, ezért gyakran a "Vmk" címet viseli. A jegyzetet gyakran semleges perspektívából írják ("Müller úr válaszol és elmagyarázza ..."), vagy egy képzeletbeli, nem érintett harmadik fél szemszögéből ("Az IP során Müller úr felhív. Bemutatja ...") . Ennek célja, hogy maga a jegyzet - és nem szerzője - szóljon az olvasóhoz. Az emlékeztetőt a munkakör nevével és címével írják alá , míg a rendeletet csak a parafával írják alá .

Nemzetközi

Az Ausztriában , „hivatalos megfigyelések, szóbeli vagy telefonon elhelyezésével vagy egyéb értesítések a hatóságnak, szóbeli vagy telefonon utasítást, kérések, megrendelések és egyéb nyilatkozatok, végül a körülmények, hogy csak jönnek számításba, hogy a belső szolgáltató a hatóság, kivéve, ha másként nem, és ott nem indokolja a nyilvántartás rögzítését, ha szükséges, röviden rögzítse azt a fájl jegyzetében. A memorandumot a hivatalos szervnek alá kell írnia, megjelölve a dátumot; ha az iratmegjegyzés elektronikusan készült, ez az aláírás helyettesíthető a hivatalos szerv személyazonosságának (E-GovG 2. § 1. 1. §) és az irat valódiságának (E-GovG 2. § 5. 5. §) igazolására szolgáló eljárással. megjegyzés "( 1991. évi általános közigazgatási eljárásról szóló törvény 16. § ).

A Svájcban , egy feljegyzés is használhatók annak dokumentálására, fontos tényeket és további információk a fájlokat. A mindennapi magánvállalkozásoknál is ajánlatos emlékeztetőket készíteni, amikor ismertté válnak egy adott üzleti esettel kapcsolatos fontos tények.

Az angolszász régióban az iratjegyzet ( angol nyelvű megjegyzés, ügyirati jegyzet, memorandum, emlékeztető ) tartalma megegyezik Németországban találhatóval.

irodalom

• Hans G. Raatz / Wolfgang Boochs: Levelezés az adóhivatalnál. Általános bevezetés . Schaeffer-Poeschel Verlag, Stuttgart, 2001, 19–24.

Egyéni bizonyíték

1. ↑ Rolf Dieter Zens, Irodai menedzsment alapismeretek , 1993, 15. o
2. ↑ Reinhold Sellien (Szerk.), Dr. Gabler's Wirtschafts-Lexikon , 1977, Sp. 107 f.
3. ↑ Johann Heinrich von Stein, Handbuch Bankorganisation , 1991, 17. o
4. ↑ Thorsten Franz, Bevezetés az igazgatási tudományba , 2013, 79. o
5. ↑ Marianne Buder / Werner Rehfeld / Thomas Seeger / Dietmar Strauch, A gyakorlati tájékoztatás és dokumentáció alapjai , 1997, 462. o.